Mai 25, 2020

Scrum im Shutdown

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Es ging damit los, dass die Hälfte des Entwicklungsteams prophylaktisch nicht mehr ins Büro durfte. Regierungsregelungen gab es da noch keine. Das Management hatte rechtzeitig vorgesorgt und das Klumpenrisiko reduziert. Würde sich einer im Büro anstecken und damit alle anderen im Raum womöglich auch, so wäre immer noch die andere Hälfte des Teams arbeitsfähig.

So klug diese Entscheidung war, für uns bedeutete sie die erste Herausforderung. In dem Team, das ich betreute, hatte die Mehrzahl noch nie in verteilten Projektteams gearbeitet. Zwar waren wir von Anfang an ziemlich digital unterwegs. Aus Platzgründen. Unser Sprintbacklog war nie an einer Wand, sondern von Anfang an in Jira. Aber es waren zu Beginn doch meistens alle Kollegen im Raum. Man konnte auf die Punkte, die man besprach zeigen, Kopfschütteln und Nicken der anderen Kollegen sehen etc. Schon im ersten Daily nach der Aufteilung zeigten sich die ersten Schwierigkeiten.

„Wieso hast Du nichts gesagt?“

Das Backlog wurde per Webex an die Kollegen im Home-Office übertragen und die Stimmen der Büro-Kollegen über ein Telefon mit Freisprechfunktion. Und die waren kaum zu verstehen. Bis das klar wurde dauerte es allerdings ein paar Tage, weil die Kollegen im Home-Office das vorerst nicht äußerten. Sie gaben sich Mühe zu verstehen, was durchkam, unterbrachen aber nicht, um undeutlich übertragene Sätze zu erfragen. Erst als sich in den nächsten Dailies zeigte, dass man aneinander vorbeigeredet hatte, wurde klar: Die Kollegen im Home-Office verstehen die Kollegen im Büro nicht richtig. Die Sofortmaßnahme bestand darin, dass jeder „Bürokollege“ beim Sprechen ganz nah an das Telefon ging und jeweils nachfragte, ob er verstanden wurde. Parallel wurde ein besseres Telefon organisiert, ein richtiges Konferenztelefon, mit besseren Raummikrofonen. Zudem unterbrachen die Home-Office Kollegen, nach der Ermutigung dies zu tun, auch häufiger von selbst, wenn sie etwas nicht verstanden haben. Alle drei Maßnahmen führten schließlich zu einer akzeptablen Sprachverbindung.

„Ich sehe was, was Du nicht siehst“

Die nächste Herausforderung bestand darin, sich nicht nur akustisch zu verstehen, sondern auch inhaltlich. Immer wieder kam es vor, dass Kollegen im Büro auf das Backlog deuteten, das per Beamer an die Wand geworfen wurde oder ihre Zustimmung oder Ablehnung zu Vorschlägen aus dem Off per Nicken, Kopfschütteln, Schulterzucken oder sonstigen Gesten andeuteten. Es braucht hier keinen Scrum Master, um das zu lösen, aber das Gespräch läuft flüssiger, wenn der Kollege im Raum, den anderen auf solche Kleinigkeiten hinweist, noch bevor der Kollege aus dem Off nachfragen muss. 

„Ich komm nicht rein, habt ihr auch Probleme?“

Schließlich wurde der Shutdown offiziell und die Republik wurde zum Home-Office Land. Wir bemerkten das daran, dass wir zum einen nun alle von unterschiedlichen Standorten aus arbeiteten und zudem plötzlich Probleme bei der Einwahl in die Webex hatten. Auch die Übertragungsqualität wurde schlechter. Mehrere Tage vergingen bis wir eine Lösung für zumindest die Einwahl-Problematik gefunden hatten. 

Die Lösung war so einfach wie wirkungsvoll. Wir starteten unsere Meetings nicht mehr zur vollen oder halben Stunde, sondern zu „schrägen“ Zeiten, z.B. um 8:50 Uhr. Das funktionierte sehr gut. Unsere Hypothese, dass um 9:00 Uhr, 10:00 Uhr usw. Laststpitzen im Netz auftreten, weil dort sehr viele Konferenzen starten, schien sich damit zu bestätigen. 

Damit war noch nicht die schlechte Qualität der Bildschirmübertragung behoben, die inzwischen leider auch zum Problem geworden war. Doch auch hier war schnell ein Workaround gefunden. Da unsere Arbeitsdateien sowieso alle in einem Netzlaufwerk abgelegt waren, konnten die Teilnehmer die fragliche Präsentation oder sonstige Datei auf ihrem eigenen Rechner öffnen und so den Ausführungen des Vortragenden folgen. 

„Du hier? Was für eine Überraschung!“

Die nächste Hürde war die Vielzahl an Abstimmungen per Bildschirmübertragung, die durch die Remote-Arbeit erforderlich wurden. Zwischenzeitlich war das Entwicklungsteam in seiner Arbeit gebremst, weil wir nur einen einzigen Webexraum zur Verfügung hatten, und der durch das Management häufig beansprucht wurde. Ein echtes Impediment. Hier wurden gleich mehrere Workarounds gefunden. Zum einen konnten die Kollegen für bilaterale Abstimmungen auch den Firmeneigenen Jabber benutzen, zum anderen gab es neben Jabber und Webex noch einen Telkoraum bei GlobalMeet, der genutzt werden konnte und zu guter Letzt wurde auf Bitten des Scrum Masters doch noch ein weiterer Webex-Raum beantragt und genehmigt, sodass Management und Entwicklungsteam nun parallel konferieren konnten. 

Damit war ein akzeptabler Arbeitsmodus gefunden. Die vielen leicht verfügbaren Kanäle ermöglichten es auch Remote eine gewissen Nähe aufrecht zu erhalten. 

Auf der Strecke blieb dennoch der klassische Flurfunk. Der Versuch, den zu ersetzen, durch gemeinsames Mittagessen per Videoschalte konnte sich nicht durchsetzen. Zum einen, weil die Kollegen ohnehin den halben Tag in Videokonferenzen verbrachten und nicht noch länger vor der Kamera sitzen wollten, zum anderen, weil angekündigte Releaseziele, trotz Corona-Schwierigkeiten geschafft werden sollten. So stand das Team unter hohem Druck und es wollte dazu nicht recht passen, eine Dreiviertelstunde zusammen zu schmausen und zu plaudern. Als schwächerer Ersatz für den Flurfunk stellte sich schließlich die Gewohnheit raus, sich mehr als rechtzeitig zu einer Webex einzuwählen. Durch die zwischenzeitlich aufgetretenen Verbindungsschwierigkeiten hatte sich die Mehrzahl der Kollegen das zur Gewohnheit gemacht. Der schöne Nebeneffekt: Wer sich mehr als rechtzeitig für die nächste Videokonferenz einwählt, hat die Gelegenheit zu ein bisschen Smalltalk, bis alle anderen auch in der Konferenz angekommen sind. 

Nach zwei bis drei Wochen hatten wir auch im Shutdown eine gute Arbeitsebene gefunden und konnten mit fast ungeminderter Produktivität weiterarbeiten. 

„Würden Sie es wieder tun?“

Mein Fazit aus dieser Historie ist folgendes: Scrum (Gedränge) und Social Distancing müssen sich nicht gegenseitig ausschließen. Die Voraussetzung dafür, dass Scrum auch Remote funktioniert, sind praktische Kommunikationskanäle. Je intuitiver das Team diese Kanäle nutzen kann, umso einfacher wird die Arbeit und umso mehr Nähe kann auch aus der Ferne wieder entstehen. Solange es einen „Single Point of Truth“ gibt, kann man für verschiedene Zwecke unterschiedliche Kanäle nutzen. Den Gruppenchat im Jabber für informelle Ankündigungen oder unspezifische Fragen an die Runde. Telefonkonferenzen für Besprechungen, die ohne Visualisierung auskommen. Und hin und wieder Videoübertragung, damit man mal wieder jemanden lächeln sieht. 

Insgesamt ist die Projektarbeit aus der Ferne also sehr gut machbar. Wenn möglich, sollte sie aber immer mit paralleler Bildschirmübertragungen durchgeführt werden, damit alle dieselbe Diskussionsgrundlage vor Augen haben. Die Tools sind Nebensache. Skype, Zoom, Teams etc. funktionieren auch. Es spricht nichts dagegen, diese Möglichkeiten ausgiebig zu nutzen. Außer vielleicht, dass es wirklich schön ist, ab und zu mit den Kollegen in die Kaffeeküche zu traben und ein paar Minuten zu plauschen. Den Wert dieser Pausen habe ich erst im Shutdown zu schätzen gelernt.

Bildquelle Titelbild: Pixabay / WikiImages


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